Bedeutung
Die AZAV schafft einen verbindlichen Qualitätsrahmen für einen bedeutenden Teil des öffentlich geförderten Weiterbildungsmarktes.
Ein Bildungsträger kann nicht allein dadurch geförderte Weiterbildungen anbieten, dass er fachlich gute Kurse entwickelt. Für die entsprechenden Förderinstrumente müssen die gesetzlich vorgesehenen Zulassungen vorhanden sein.
Dabei wird grundsätzlich zwischen zwei Ebenen unterschieden:
- Trägerzulassung: Prüfung des Unternehmens beziehungsweise der Organisation.
- Maßnahmezulassung: Prüfung des konkreten Bildungs- oder Coachingangebots.
Die AZAV beeinflusst deshalb viele Bereiche eines Bildungsträgers: Unternehmensorganisation, Personalqualifikation, Qualitätsmanagement, Teilnehmerprozesse, Maßnahmeentwicklung, Kostenkalkulation und Dokumentation.
Definition
AZAV steht für Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung. Sie ist ein zentraler Bestandteil des deutschen Systems zur Qualitätssicherung bei Maßnahmen der Arbeitsförderung. Die AZAV konkretisiert die gesetzlichen Vorgaben des Dritten Buches Sozialgesetzbuch (SGB III) und regelt insbesondere Anforderungen an Fachkundige Stellen sowie an die Zulassung von Trägern und Maßnahmen.
Für Bildungsträger wird die AZAV insbesondere dann relevant, wenn Weiterbildungen, Coachings oder andere Arbeitsmarktdienstleistungen über Instrumente wie einen Bildungsgutschein oder einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein finanziert werden sollen.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Akkreditierung und Zulassung. Die Deutsche Akkreditierungsstelle akkreditiert Zertifizierungsstellen, die anschließend als Fachkundige Stellen tätig sein können. Diese Fachkundigen Stellen prüfen wiederum Bildungsträger und Maßnahmen.
Gesetzlicher Hintergrund
Die wesentlichen gesetzlichen Grundlagen für die Zulassung befinden sich in den §§ 176 bis 183 SGB III.
§ 176 SGB III legt grundsätzlich fest, dass Träger für Maßnahmen der Arbeitsförderung eine Zulassung durch eine Fachkundige Stelle benötigen. Für bestimmte Maßnahmen ist zusätzlich eine Maßnahmezulassung nach §§ 179 und 180 vorgesehen.
Die AZAV konkretisiert diese gesetzlichen Vorgaben. § 2 AZAV behandelt insbesondere die Trägerzulassung, § 3 AZAV die Maßnahmezulassung.
Voraussetzungen
Welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, hängt davon ab, ob eine Träger- oder Maßnahmezulassung beantragt wird.
Bei der Trägerzulassung stehen unter anderem folgende Punkte im Mittelpunkt:
- Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit
- Organisations- und Personalstruktur
- geeignete Räumlichkeiten
- Qualifikation der Leitung sowie Lehr- und Fachkräfte
- Arbeitsmarktorientierung
- Qualitätsmanagement
- Teilnehmer- und Kundenorientierung
- Beschwerdemanagement
- kontinuierliche Verbesserung
§ 2 AZAV verlangt beispielsweise Nachweise zur Organisations- und Personalstruktur, zur Eignung der Räumlichkeiten, zur Arbeitsmarktorientierung und zum System der Qualitätssicherung.
Bei einer Maßnahme kommen Zielgruppe, Maßnahmeziel, Inhalte, Dauer, Methoden und Kosten hinzu.
Ablauf
Ein typischer AZAV-Prozess beginnt mit der Entscheidung, welche Fachbereiche beziehungsweise Maßnahmen angeboten werden sollen.
Danach wählt der Bildungsträger eine akkreditierte Fachkundige Stelle.
Der weitere Ablauf besteht typischerweise aus:
- Festlegung des Zulassungsumfangs
- Antragstellung
- Einreichung der Unterlagen
- Dokumentenprüfung
- Audit beziehungsweise Bewertung
- Bearbeitung möglicher Abweichungen
- Zulassungsentscheidung
- Ausstellung des Zertifikats
- laufende Überwachung und Qualitätssicherung
Für konkrete Maßnahmen erfolgt zusätzlich eine Maßnahmeprüfung.
Benötigte Unterlagen
Abhängig vom Zulassungsumfang können beispielsweise benötigt werden:
- Organigramm
- Unternehmensinformationen
- QM-Dokumentation
- Leitbild
- Prozessbeschreibungen
- Nachweise über Mitarbeiterqualifikationen
- Dozentenprofile
- Beschreibung der Standorte
- Teilnehmerprozesse
- Beschwerdeverfahren
- interne Auditunterlagen
- Managementbewertung
- Maßnahmekonzepte
- Curricula
- Kalkulationen
Nicht jedes Verfahren verlangt identische Unterlagen. Entscheidend sind Fachbereich, Organisation und Anforderungen der Fachkundigen Stelle.
Kosten
Es gibt keinen bundesweit einheitlichen Festpreis für eine AZAV-Zulassung.
Die Kosten hängen unter anderem ab von:
- Größe des Trägers
- Anzahl der Standorte
- beantragten Fachbereichen
- Zahl und Komplexität der Maßnahmen
- Auditaufwand
- gewählter Fachkundiger Stelle
Zusätzlich zum Zertifizierungsaufwand können interne Kosten für Aufbau und Pflege des Qualitätsmanagements entstehen.
Dauer
Auch die Dauer ist nicht einheitlich festgelegt.
Ein bereits professionell organisierter Bildungsträger kann ein Verfahren wesentlich schneller vorbereiten als ein neu gegründetes Unternehmen, das Prozesse und Qualitätsmanagement zunächst aufbauen muss.
Besonders häufig entstehen Verzögerungen durch unvollständige Dokumentation, unklare Verantwortlichkeiten oder noch nicht fertig entwickelte Maßnahmekonzepte.
Typische Fehler
Zu den häufigsten Problemen gehören:
- QM-Handbuch nur für das Audit erstellen
- Prozesse dokumentieren, die praktisch nicht angewendet werden
- Akkreditierung und Zulassung verwechseln
- Trägerzulassung mit automatischer Maßnahmezulassung gleichsetzen
- veraltete Dokumentenversionen verwenden
- Dozentenqualifikationen nicht ausreichend dokumentieren
- Maßnahmen verändern, ohne die Zulassungsrelevanz zu prüfen
- Qualitätskennzahlen nur sammeln, aber nicht auswerten
Praxisbeispiel
Eine Akademie möchte zukünftig berufliche Weiterbildungen mit Bildungsgutschein anbieten.
Zunächst benötigt sie die passende Trägerzulassung.
Dafür werden Organisationsstruktur, Qualitätsmanagement, Mitarbeiterqualifikationen und Prozesse geprüft.
Anschließend entwickelt die Akademie eine Weiterbildung zum Beispiel mit 600 Unterrichtseinheiten. Für diese Weiterbildung erstellt sie ein Maßnahmekonzept, Curriculum und eine Kostenkalkulation.
Die Fachkundige Stelle prüft anschließend auch diese konkrete Maßnahme.
Erst wenn die erforderlichen Zulassungen vorliegen, kann die Weiterbildung im entsprechenden Förderrahmen angeboten werden.
Bedeutung für Bildungsträger
AZAV sollte nicht als isoliertes Zertifizierungsprojekt verstanden werden.
Die Anforderungen beeinflussen den täglichen Betrieb.
Teilnehmeraufnahme, Dozenteneinsatz, Unterricht, Beschwerden und Maßnahmeergebnisse müssen nachvollziehbar organisiert werden.
Ein Träger, der sein Qualitätsmanagement nur unmittelbar vor Audits pflegt, produziert langfristig erheblichen zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Digitale Organisation
Digitalisierung kann viele AZAV-Prozesse direkt in den Bildungsalltag integrieren.
Beispiele:
- digitale Teilnehmerakten
- automatisierte Anwesenheitserfassung
- Qualifikationsverwaltung für Dozenten
- Versionierung von Maßnahmekonzepten
- Audit- und Maßnahmenmanagement
- automatische Qualitätskennzahlen
- Fristen für Zertifikate
- digitale Beschwerdeverwaltung
- strukturierte Dokumentenablage
Damit entstehen viele Auditnachweise automatisch aus dem regulären Tagesgeschäft.
FAQ
Nein. AZAV ist ein eigenes Zulassungssystem der Arbeitsförderung. Ein vorhandenes ISO-System kann organisatorisch hilfreich sein, ersetzt eine erforderliche AZAV-Zulassung jedoch nicht automatisch.
Eine entsprechend akkreditierte Fachkundige Stelle.
Nein. Träger- und Maßnahmezulassungen erfolgen durch Fachkundige Stellen. Die BA stellt dies in ihren Informationen für Bildungsträger ebenfalls klar heraus.
Nein. Entscheidend ist, ob entsprechende Maßnahmen der Arbeitsförderung angeboten werden sollen.
Für viele Gutscheinmaßnahmen nicht. Hier wird zusätzlich eine Zulassung der konkreten Maßnahme benötigt.
Verwandte Lexikonbegriffe
Trägerzulassung
Maßnahmezulassung
Fachkundige Stelle
FKS
DAkkS
AZAV-Audit
Qualitätsmanagement
Maßnahmekonzept
Bildungsgutschein
AVGS
SGB III § 176
SGB III · § 178
SGB III · § 179
SGB III · BDKS