Definition
Die Trägerzulassung bestätigt, dass eine Organisation die Voraussetzungen erfüllt, bestimmte Maßnahmen der Arbeitsförderung durchzuführen. Sie wird durch eine akkreditierte Fachkundige Stelle erteilt und bezieht sich auf den Bildungsträger als Organisation.
Sie ist von der Maßnahmezulassung zu unterscheiden. Bei der Trägerzulassung wird das Unternehmen geprüft; bei der Maßnahmezulassung das konkrete Bildungsangebot.
Bedeutung
Die Trägerzulassung ist der institutionelle Zugang zu wichtigen Bereichen des geförderten Bildungsmarktes.
Für Bildungsträger bedeutet sie, dass nicht nur die Qualität einzelner Kurse betrachtet wird. Auch Unternehmensorganisation, Mitarbeiter, Führung, Qualitätsmanagement und Arbeitsmarktorientierung werden bewertet.
Dadurch soll gewährleistet werden, dass der Anbieter organisatorisch dauerhaft in der Lage ist, Maßnahmen professionell durchzuführen.
Gesetzlicher Hintergrund
Gesetzlicher Hintergrund
§ 176 SGB III schreibt grundsätzlich eine Zulassung des Trägers durch eine Fachkundige Stelle vor, wenn Maßnahmen der Arbeitsförderung durchgeführt werden sollen. § 178 SGB III definiert zentrale Voraussetzungen. Die AZAV konkretisiert diese insbesondere in § 2.
Bewertet werden unter anderem Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Unterstützung der beruflichen Eingliederung, Qualifikation der Leitung sowie der Lehr- und Fachkräfte und ein System zur Qualitätssicherung.
Voraussetzungen
Zu den zentralen Voraussetzungen zählen:
- wirtschaftliche und fachliche Leistungsfähigkeit
- Zuverlässigkeit der verantwortlichen Personen
- geeignete Organisationsstruktur
- geeignete Personalstruktur
- geeignete Räumlichkeiten
- Arbeitsmarktorientierung
- qualifizierte Leitung
- geeignete Lehr- und Fachkräfte
- funktionierendes Qualitätsmanagement
§ 2 AZAV nennt beispielsweise Informationen zur Organisations- und Personalstruktur sowie zur Eignung der Räumlichkeiten und zur Zusammenarbeit mit Akteuren des Arbeitsmarktes.
Ablauf
Zunächst wird festgelegt, für welchen Fachbereich beziehungsweise welche Fachbereiche die Zulassung benötigt wird.
Anschließend:
- Fachkundige Stelle auswählen
- Zertifizierungsvertrag schließen
- Zulassungsantrag stellen
- Organisations- und QM-Unterlagen einreichen
- Dokumentenprüfung durchführen lassen
- Audit absolvieren
- Abweichungen bearbeiten
- Zulassungsentscheidung erhalten
- Zertifikat verwalten
- Qualitätsanforderungen dauerhaft erfüllen
- Benötigte Unterlagen
Typische Unterlagen können sein:
- Registerauszüge
- Organisationsdarstellung
- Organigramm
- Personalstruktur
- Leitbild
- Unternehmensziele
- QM-Dokumentation
- Prozessbeschreibungen
- Qualifikationsnachweise
- Dozentenunterlagen
- Standortinformationen
- Teilnehmerbefragungen
- Beschwerdemanagement
- interne Prüfungen
- Maßnahmenübersicht
Der genaue Umfang hängt von Träger und Fachbereich ab.
Kosten
Die Kosten werden von der Fachkundigen Stelle bestimmt.
Relevante Faktoren sind unter anderem Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeiter, Standorte und Fachbereiche.
Zusätzlich entstehen interne Aufwände für Dokumentation und Qualitätsmanagement.
Dauer
Die Dauer hängt stark vom Reifegrad der Organisation ab.
Bei einer Neugründung kann der Aufbau der notwendigen Prozesse länger dauern als das eigentliche Zertifizierungsverfahren.
Ein realistischer Projektplan sollte deshalb zuerst die organisatorische Vorbereitung und danach die externe Prüfung berücksichtigen.
Typische Fehler
Besonders häufig sind:
- fehlende Verantwortlichkeiten
- Organigramm entspricht nicht der Realität
- QM-Dokumentation wurde aus Vorlagen kopiert
- fehlende Dozentennachweise
- interne Audits nicht durchgeführt
- Beschwerden nicht systematisch ausgewertet
- Qualitätsziele ohne Kennzahlen
- neue Standorte nicht sauber in die Zertifizierungsstruktur integriert
- Praxisbeispiel
Ein Weiterbildungsunternehmen betreibt zunächst einen Standort und bietet kommerzielle Seminare an.
Es möchte künftig Bildungsgutschein-Weiterbildungen anbieten.
Die Organisation baut ein QM-System auf, dokumentiert Teilnehmeraufnahme, Dozentenfreigabe und Beschwerdemanagement und definiert Qualitätsziele.
Eine FKS führt anschließend das Zulassungsverfahren durch.
Nach erfolgreicher Trägerzulassung kann der Anbieter konkrete Maßnahmen zur Zulassung einreichen.
Bedeutung für Bildungsträger
Die Trägerzulassung beeinflusst nahezu jede Abteilung.
Geschäftsführung, Verwaltung, Dozenten, Qualitätsmanagement und Teilnehmerbetreuung müssen nach nachvollziehbaren Regeln arbeiten.
Dadurch kann eine gute Zulassungsstruktur gleichzeitig die gesamte Unternehmensorganisation verbessern.
Digitale Organisation
Besonders sinnvoll sind:
- digitales Organigramm
- Rollen- und Rechteverwaltung
- Dozentenqualifikationsmatrix
- QM-Workflows
- Beschwerdemanagement
- Dokumentenversionierung
- Auditplanung
- automatische Zertifikatsfristen
- standortbezogene Verwaltung
So bleibt die Organisation dauerhaft auditfähig.
FAQ
Die Trägerzulassung betrifft das Unternehmen. Die Maßnahmezulassung betrifft das konkrete Bildungsangebot.
Die konkrete Gültigkeit ergibt sich aus der jeweiligen Zulassung beziehungsweise dem Zertifikat.
Ja. Der Zulassungsumfang kann entsprechend erweitert werden.
Standorte können zulassungsrelevant sein. Änderungen sollten deshalb mit der FKS abgestimmt werden.
Nein. Entscheidend ist ein tatsächlich funktionierendes Qualitätssystem.
Verwandte Lexikonbegriffe
AZAV · Maßnahmezulassung · Trägerzertifikat · Fachkundige Stelle · FKS · AZAV-Fachbereich · Qualitätsmanagement · QM-Handbuch · Organigramm · Dozentenqualifikation · Standort · Rezertifizierung · Überwachungsaudit