Definition
Eine Fachkundige Stelle, kurz FKS, ist eine entsprechend akkreditierte Zertifizierungsstelle, die Träger und Maßnahmen der Arbeitsförderung prüfen und zulassen darf.
Sie ist eine zentrale Institution des AZAV-Systems.
Bedeutung
Bildungsträger beantragen ihre AZAV-Träger- und Maßnahmezulassungen bei einer Fachkundigen Stelle.
Die Bundesagentur für Arbeit selbst erteilt diese Zertifizierungen nicht. Die BA verweist Bildungsträger entsprechend an Fachkundige Stellen.
Die FKS besitzt damit eine Art Gatekeeper-Funktion im Zulassungssystem.
Gesetzlicher Hintergrund
§ 177 SGB III definiert Fachkundige Stellen als Zertifizierungsstellen, die von der Akkreditierungsstelle für Zulassungen nach dem Recht der Arbeitsförderung akkreditiert wurden.
Die Kompetenz der FKS wird also selbst überprüft.
Dadurch entsteht eine mehrstufige Struktur:
Akkreditierungsstelle → Fachkundige Stelle → Bildungsträger und Maßnahme.
Voraussetzungen
Für den Bildungsträger gibt es keine besonderen „Voraussetzungen, eine FKS auszuwählen“, außer dass die ausgewählte Stelle für den benötigten Bereich akkreditiert sein muss.
Vor Beauftragung sollte geprüft werden:
- benötigter Fachbereich
- Akkreditierungsumfang
- Erfahrung mit entsprechender Maßnahmeart
- Kosten
- Auditorganisation
- Bearbeitungsablauf
- Ablauf
Die Zusammenarbeit beginnt üblicherweise mit einer Anfrage.
Danach:
- Zulassungsbedarf erläutern
- Angebot erhalten
- Vertrag schließen
- Unterlagen einreichen
- Dokumentenprüfung
- Audit beziehungsweise Maßnahmenprüfung
- Abweichungen bearbeiten
- Zertifizierungsentscheidung
- Zertifikat erhalten
- Benötigte Unterlagen
Diese richten sich nach Träger- beziehungsweise Maßnahmezulassung.
Die FKS kann beispielsweise QM-Unterlagen, Unternehmensnachweise, Dozentenqualifikationen, Maßnahmekonzepte und Kalkulationen benötigen.
Kosten
Fachkundige Stellen legen ihre Gebühren selbst fest.
Daher lohnt sich ein Vergleich.
Ein günstiger Preis sollte jedoch nicht das alleinige Entscheidungskriterium sein.
Erfahrung, Erreichbarkeit und klare Prüfprozesse können für einen Bildungsträger langfristig wichtiger sein.
Dauer
Die Bearbeitungszeit hängt von FKS, Umfang und Qualität der Unterlagen ab.
Viele Verzögerungen entstehen nicht bei der Zertifizierungsstelle selbst, sondern durch fehlende oder widersprüchliche Dokumente des Trägers.
Typische Fehler:
- FKS mit DAkkS verwechseln
- FKS auswählen, deren Akkreditierungsumfang nicht passt
- Unterlagen unstrukturiert versenden
- Änderungen nicht kommunizieren
- Zertifizierung nur als einmaligen Kauf eines Zertifikats betrachten
- Praxisbeispiel
Ein Träger möchte berufliche Weiterbildung und AVGS-Coachings anbieten.
Er prüft zunächst, welche Fachbereiche erforderlich sind.
Danach wählt er eine FKS mit passendem Akkreditierungsumfang.
Die Organisation wird für die benötigten Fachbereiche geprüft und anschließend werden konkrete Maßnahmen zugelassen.
Bedeutung für Bildungsträger
Die Zusammenarbeit mit der Fachkundigen Stelle sollte langfristig organisiert werden.
Zertifikatsfristen, Änderungen und neue Maßnahmen entstehen kontinuierlich.
Eine zentrale Ansprechpartnerstruktur im Unternehmen ist daher sinnvoll.
Digitale Organisation
Im System können beispielsweise gespeichert werden:
- zuständige FKS
- Ansprechpartner
- Zertifikatsnummern
- Fachbereiche
- Dokumente
- offene Rückfragen
- Auditfeststellungen
- Ablaufdaten
- Maßnahmenzulassungen
Dadurch bleibt die gesamte Zertifizierungslandschaft transparent.
FAQ
Fachkundige Stelle.
Nein.
Sie muss für ihre Tätigkeit entsprechend akkreditiert sein.
Grundsätzlich besteht keine allgemeine Bindung an eine einzige Stelle; Auswirkungen auf bestehende Zertifizierungsprozesse sollten jedoch vorher sauber geklärt werden.
Ja, sofern ihr Akkreditierungsumfang den betreffenden Bereich umfasst.
Verwandte Lexikonbegriffe
AZAV · DAkkS · Akkreditierung · Zertifizierungsstelle · Trägerzulassung · Maßnahmezulassung · Zertifizierungsaudit · Auditor · Auditbericht · Zertifizierungsumfang