Eine Auditabweichung liegt vor, wenn während eines Audits festgestellt wird, dass eine relevante Anforderung nicht oder nicht vollständig erfüllt wird. Häufig wird hierfür auch der Begriff Nichtkonformität verwendet.
Eine Abweichung kann sich auf Dokumente, Prozesse oder die tatsächliche Umsetzung beziehen.
Beispielsweise kann im QM-Handbuch festgelegt sein, dass Mitarbeiterqualifikationen regelmäßig überprüft und dokumentiert werden. Fehlen diese Nachweise in der Praxis, kann daraus eine Auditabweichung entstehen.
Nicht jede Abweichung besitzt dieselbe Bedeutung. In der Zertifizierungspraxis können Feststellungen abhängig vom jeweiligen System und Verfahren unterschiedlich klassifiziert werden.
Entscheidend ist, dass der Bildungsträger die Ursache der Abweichung analysiert und geeignete Korrekturmaßnahmen einleitet.
Es reicht häufig nicht aus, nur das unmittelbar fehlende Dokument nachzureichen. Wenn ein Prozess grundsätzlich nicht funktioniert hat, sollte auch die Ursache beseitigt werden.
Auditabweichungen sollten deshalb mit Verantwortlichen, Fristen, Ursachen, Maßnahmen und Wirksamkeitskontrollen verknüpft werden.
Eine professionelle digitale QM-Verwaltung ermöglicht genau diese Nachverfolgung.
Für Bildungsträger sind Abweichungen nicht ausschließlich negativ. Richtig bearbeitet liefern sie wertvolle Hinweise darauf, wo organisatorische Prozesse verbessert und zukünftige Fehler vermieden werden können.