Ein AZAV-Audit ist die praktische Prüfung eines Bildungsträgers im Rahmen einer Zulassung oder Überwachung nach den Anforderungen des SGB III und der AZAV. Es wird durch beziehungsweise im Auftrag einer akkreditierten Fachkundigen Stelle durchgeführt.
Während des Audits wird geprüft, ob die dokumentierten Qualitäts- und Organisationsprozesse tatsächlich umgesetzt werden.
Dazu kann der Auditor beispielsweise Unternehmensziele, Organisationsstruktur, Personalqualifikation, Teilnehmerprozesse, Evaluationen, Beschwerdemanagement und interne Qualitätskontrollen betrachten.
Ein wesentlicher Grundgedanke besteht darin, nicht nur Dokumente zu kontrollieren, sondern die Funktionsfähigkeit des gesamten Systems zu bewerten.
Typische Nachweise können Teilnehmerakten, Personalunterlagen, Schulungsnachweise, Auditprotokolle, Managementbewertungen, Beschwerden, Feedbackauswertungen und Verbesserungsmaßnahmen sein.
Festgestellte Abweichungen werden dokumentiert und müssen entsprechend ihrer Bedeutung bearbeitet werden.
Für Bildungsträger sollte die Vorbereitung auf das AZAV-Audit daher nicht erst wenige Wochen vor dem Termin beginnen. Wenn alle qualitätsrelevanten Prozesse kontinuierlich dokumentiert werden, entsteht ein großer Teil der benötigten Nachweise automatisch im Tagesgeschäft.
Ein modernes Bildungsmanagementsystem kann dabei Teilnehmerverwaltung und Qualitätsmanagement verbinden und damit die Nachvollziehbarkeit von Prozessen gegenüber der Fachkundigen Stelle verbessern.