Die Erstzulassung bezeichnet die erstmalige Zulassung eines Trägers oder einer Maßnahme nach den Anforderungen von SGB III und AZAV. Für neu gegründete Bildungsträger oder Organisationen, die erstmals in den Bereich der geförderten Arbeitsmarkt- und Weiterbildungsdienstleistungen einsteigen, ist sie ein wichtiger Meilenstein.
Im Vorfeld der Erstzulassung müssen zunächst die erforderlichen Strukturen aufgebaut werden. Dazu gehören unter anderem Organisationsprozesse, Verantwortlichkeiten, Personalqualifikation und ein funktionsfähiges Qualitätsmanagementsystem.
Anschließend wird eine akkreditierte Fachkundige Stelle ausgewählt und ein Zulassungsantrag gestellt.
Bei der Erstzulassung des Trägers prüft die FKS die grundlegende Eignung der Organisation für den beantragten Fachbereich. Dafür müssen geeignete Unterlagen und Nachweise vorgelegt werden.
Sollen anschließend konkrete geförderte Bildungsangebote durchgeführt werden, können zusätzlich Maßnahmezulassungen erforderlich sein.
Die Erstzulassung ist für viele Organisationen anspruchsvoller als spätere Wiederholungsverfahren, weil Prozesse, Dokumentationen und Nachweissysteme zunächst vollständig aufgebaut werden müssen.
Besonders wichtig ist, dass das Qualitätsmanagement nicht lediglich für das Audit „auf Papier“ erstellt wird. Prozesse sollten tatsächlich im Unternehmen funktionieren und von den zuständigen Mitarbeitern verstanden werden.
Eine sorgfältig vorbereitete Erstzulassung schafft damit zugleich eine stabile organisatorische Grundlage für den späteren Bildungsbetrieb.