Ein externes Audit wird im Gegensatz zum internen Audit durch eine unabhängige externe Stelle beziehungsweise deren Auditoren durchgeführt.
Im AZAV-Zulassungsverfahren handelt es sich typischerweise um eine Prüfung durch eine akkreditierte Fachkundige Stelle.
Ziel ist es, objektiv festzustellen, ob der Bildungsträger die relevanten Anforderungen erfüllt und ob das dokumentierte Qualitätsmanagement in der Praxis wirksam umgesetzt wird.
Der Auditor kann dafür Dokumente, Aufzeichnungen und konkrete Vorgänge prüfen sowie Gespräche mit Geschäftsführung und Mitarbeitern führen.
Typische Themen sind Unternehmensorganisation, Personalqualifikation, Teilnehmerverwaltung, Kundenorientierung, Qualitätssicherung, interne Audits, Beschwerden und Verbesserungsprozesse.
Im Unterschied zum internen Audit hat das Ergebnis einer externen Bewertung unmittelbare Bedeutung für das Zertifizierungs- beziehungsweise Zulassungsverfahren.
Festgestellte Abweichungen können dazu führen, dass zunächst Korrekturen vorgenommen und entsprechende Nachweise eingereicht werden müssen.
Ein Bildungsträger sollte externe Audits deshalb nicht als isoliertes Ereignis betrachten. Gute Auditfähigkeit entsteht durch kontinuierlich funktionierende Prozesse.
Wenn Teilnehmerdaten, QM-Nachweise, Verträge, Schulungen und Verbesserungsmaßnahmen laufend strukturiert dokumentiert werden, können benötigte Nachweise schnell bereitgestellt werden.
Das externe Audit ist damit ein wesentliches Instrument unabhängiger Qualitätssicherung.