Eine Nichtkonformität bedeutet, dass eine festgelegte Anforderung nicht erfüllt wird. Im Rahmen eines Audits wird sie häufig auch als Abweichung bezeichnet.
Eine Nichtkonformität kann unterschiedliche Ursachen haben. Ein vorgeschriebener Prozess wurde möglicherweise nicht durchgeführt, ein notwendiger Nachweis fehlt oder ein dokumentierter Ablauf entspricht nicht der tatsächlichen Praxis.
Ein Beispiel wäre ein Bildungsträger, der im Qualitätsmanagement regelmäßige interne Audits vorgesehen hat, diese jedoch über einen längeren Zeitraum nicht durchgeführt hat.
Wichtig ist, eine Nichtkonformität nicht lediglich oberflächlich zu „reparieren“. Professionelles Qualitätsmanagement untersucht die tatsächliche Ursache.
Anschließend werden geeignete Korrekturmaßnahmen definiert und umgesetzt.
Danach sollte überprüft werden, ob die Maßnahmen wirksam waren und die Ursache dauerhaft beseitigt wurde.
Im externen Zertifizierungsaudit kann eine Nichtkonformität Einfluss auf die Zulassungsentscheidung oder auf weitere notwendige Nachweise haben.
Die konkrete Bewertung richtet sich nach Bedeutung und Umfang der Feststellung sowie den Regeln des jeweiligen Zertifizierungsverfahrens.
Für Bildungsträger empfiehlt sich deshalb ein zentrales Abweichungsmanagement. Jede Nichtkonformität sollte mit Ursache, Verantwortlichem, Frist, Maßnahme und Wirksamkeitsprüfung dokumentiert werden.
Dadurch wird aus einem festgestellten Fehler ein systematischer Verbesserungsprozess.