Bei einem Vor-Ort-Audit findet die Auditprüfung physisch am Standort des Bildungsträgers beziehungsweise an einer relevanten Betriebs- oder Schulungsstätte statt.
Der Auditor erhält dadurch die Möglichkeit, die tatsächlichen räumlichen, organisatorischen und technischen Bedingungen unmittelbar zu betrachten.
Neben der Prüfung von Dokumenten können beispielsweise Unterrichtsräume, Arbeitsplätze, technische Ausstattung oder vorhandene Infrastruktur bewertet werden.
Auch Gespräche mit Mitarbeitern lassen sich direkt am jeweiligen Arbeitsplatz führen.
Ein großer Vorteil des Vor-Ort-Audits besteht darin, dass dokumentierte Prozesse mit der realen betrieblichen Praxis verglichen werden können.
Ist beispielsweise in einer Prozessbeschreibung eine bestimmte Teilnehmeraufnahme vorgesehen, kann anhand von Unterlagen und tatsächlichen Abläufen geprüft werden, ob diese Regelung umgesetzt wird.
Für Bildungsträger bedeutet ein Vor-Ort-Audit, dass nicht nur das QM-Handbuch, sondern die gesamte praktische Organisation nachvollziehbar sein sollte.
Mitarbeiter sollten ihre Zuständigkeiten kennen und benötigte Nachweise verfügbar sein.
Welche Prüfungen zwingend vor Ort stattfinden beziehungsweise unter welchen Bedingungen andere Auditformen möglich sind, richtet sich nach den geltenden Regelungen und dem jeweiligen Verfahren der Fachkundigen Stelle.
Das Vor-Ort-Audit bleibt damit ein wichtiges Element zur Bewertung der tatsächlichen Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems.