Die Wirksamkeitsprüfung untersucht, ob eine umgesetzte Korrektur- oder Verbesserungsmaßnahme tatsächlich das gewünschte Ergebnis erzielt hat.
Es reicht im Qualitätsmanagement nicht aus, eine Aufgabe lediglich als „erledigt“ zu markieren. Entscheidend ist, ob die Ursache des Problems nachhaltig beseitigt wurde.
Ein Beispiel: Bei einem Audit wurde festgestellt, dass Teilnehmerverträge teilweise nicht vollständig unterschrieben waren. Daraufhin führt der Bildungsträger eine digitale Vollständigkeitsprüfung vor Kursbeginn ein.
Nach einigen Monaten wird kontrolliert, ob seit Einführung des neuen Prozesses weiterhin unvollständige Verträge auftreten.
Sind alle Stichproben vollständig, spricht dies dafür, dass die Maßnahme wirksam war.
Treten dagegen weiterhin Fehler auf, muss die Ursache erneut analysiert und die Maßnahme angepasst werden.
Wirksamkeitsprüfungen sind ein wichtiger Bestandteil eines professionellen kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
Sie verhindern, dass Probleme nur formal geschlossen werden.
Im Audit kann der Träger dadurch nachvollziehbar zeigen, wie er aus Fehlern lernt und Prozesse dauerhaft verbessert.
Eine digitale Maßnahmenverwaltung sollte deshalb neben Status und Termin auch ein separates Feld für die Wirksamkeitskontrolle enthalten.
So lässt sich dokumentieren, wann, durch wen und anhand welcher Kriterien festgestellt wurde, dass eine Korrektur tatsächlich erfolgreich war.