Ein Zertifizierungsaudit ist eine systematische Prüfung, bei der festgestellt wird, ob eine Organisation die für eine Zertifizierung beziehungsweise Zulassung maßgeblichen Anforderungen erfüllt.
Im AZAV-Umfeld steht dabei insbesondere die Prüfung eines Trägers durch eine akkreditierte Fachkundige Stelle im Mittelpunkt.
Der Auditor untersucht sowohl dokumentierte Vorgaben als auch deren praktische Umsetzung. Es reicht deshalb nicht aus, lediglich ein QM-Handbuch mit korrekten Prozessbeschreibungen vorzulegen. Die beschriebenen Abläufe müssen tatsächlich im Unternehmen angewendet werden.
Typische Prüfbereiche können Organisation, Verantwortlichkeiten, Personalqualifikation, Kundenorientierung, Teilnehmermanagement, Beschwerdemanagement, interne Audits und kontinuierliche Verbesserungsprozesse umfassen.
Der Auditor verwendet unterschiedliche Nachweismethoden. Dazu gehören die Prüfung von Dokumenten und Aufzeichnungen, Gespräche mit Mitarbeitern sowie Stichproben aus tatsächlich durchgeführten Prozessen.
Werden Anforderungen nicht erfüllt, entstehen Auditfeststellungen beziehungsweise Abweichungen. Diese müssen je nach Art und Bedeutung bearbeitet werden.
Nach erfolgreichem Abschluss bildet das Audit eine wesentliche Grundlage für die Zulassungsentscheidung der Fachkundigen Stelle.
Für Bildungsträger ist deshalb eine transparente und nachvollziehbare Prozessorganisation besonders wichtig. Digitale Teilnehmer- und QM-Akten können den Nachweis erheblich vereinfachen.