Das Zertifizierungsverfahren bezeichnet den gesamten Ablauf von der Beantragung einer AZAV-Zulassung bis zur Entscheidung der Fachkundigen Stelle. Fachlich wird bei der AZAV überwiegend vom Zulassungsverfahren gesprochen.
Am Anfang steht normalerweise die Auswahl einer akkreditierten Fachkundigen Stelle. Der Bildungsträger schließt mit dieser einen Vertrag über die Prüfung und reicht die für die beantragte Zulassung erforderlichen Informationen und Nachweise ein.
Bei einer Trägerzulassung gehören dazu beispielsweise Angaben zur Organisation, zum Personal, zu Verantwortlichkeiten, Qualitätsmanagement und Leistungsfähigkeit. Für eine Maßnahmezulassung werden zusätzlich konkrete Maßnahmeunterlagen wie Konzept, Kalkulation, Zielgruppe, Inhalte und zeitliche Struktur benötigt.
Anschließend erfolgt die Bewertung durch die Fachkundige Stelle. Diese kann Dokumentenprüfungen sowie Audits umfassen. Werden Abweichungen festgestellt, erhält der Träger in der Regel Gelegenheit, die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen und entsprechende Nachweise einzureichen.
Sind die Anforderungen erfüllt, entscheidet die Fachkundige Stelle über die Zulassung und stellt die entsprechenden Unterlagen beziehungsweise Zertifikate aus.
§ 181 SGB III sieht vor, dass die Zulassung unter Beifügung der erforderlichen Unterlagen bei einer Fachkundigen Stelle beantragt wird.
Ein gut vorbereitetes Zertifizierungsverfahren reduziert Rückfragen, Nacharbeiten und Verzögerungen erheblich.