Das Zulassungsverfahren beschreibt den geregelten Ablauf, mit dem ein Träger oder eine Maßnahme nach SGB III und AZAV geprüft und zugelassen wird.
Nach § 181 SGB III muss die Zulassung bei einer Fachkundigen Stelle beantragt werden. Dem Antrag sind die Unterlagen und Nachweise beizufügen, die erforderlich sind, um das Vorliegen der Zulassungsvoraussetzungen beurteilen zu können.
Der Ablauf beginnt in der Praxis meist mit der Auswahl einer geeigneten akkreditierten FKS und der Festlegung des beantragten Zulassungsumfangs. Anschließend reicht der Träger die erforderliche Dokumentation ein.
Bei einer Trägerzulassung werden beispielsweise Unternehmensstruktur, Personal, Qualitätsmanagement und betriebliche Prozesse bewertet. Bei einer Maßnahmezulassung kommen Konzept, Curriculum, Teilnehmerzielgruppe, Dauer, Methoden und Kalkulation hinzu.
Die Fachkundige Stelle prüft die Unterlagen und führt die vorgesehenen Bewertungen beziehungsweise Audits durch. Werden Abweichungen festgestellt, muss der Träger diese bearbeiten und geeignete Korrekturmaßnahmen nachweisen.
Erst wenn die Anforderungen ausreichend erfüllt sind, kann die Zulassungsentscheidung getroffen werden.
Ein strukturiertes Zulassungsverfahren erfordert deshalb gutes Dokumentenmanagement. Verantwortlichkeiten, Unterlagen, Versionen und Fristen sollten zentral organisiert werden, damit gegenüber der FKS jederzeit nachvollziehbar ist, welche Informationen für welche Zulassung gelten.