Abweichungsmanagement umfasst die systematische Erfassung, Bewertung und Bearbeitung von Abweichungen von festgelegten Anforderungen.
Abweichungen können bei internen Audits, externen Zertifizierungsaudits oder im normalen Arbeitsalltag festgestellt werden.
Ein Beispiel wäre ein fehlender Qualifikationsnachweis eines eingesetzten Dozenten.
Das Abweichungsmanagement dokumentiert zunächst, welche Anforderung nicht erfüllt wurde.
Anschließend wird die Bedeutung bewertet.
Nicht jede Abweichung besitzt dieselbe Kritikalität.
Danach werden Ursache und notwendige Korrekturmaßnahmen bestimmt.
Der Prozess endet erst, wenn die Umsetzung und gegebenenfalls Wirksamkeit überprüft wurde.
Für AZAV-Träger ist ein strukturiertes Abweichungsmanagement besonders hilfreich, weil Auditfeststellungen zuverlässig nachverfolgt werden müssen.
Es ist jedoch nicht auf externe Audits beschränkt.
Auch interne Prozesskontrollen können Abweichungen erzeugen.
Digitale Systeme bieten hierfür große Vorteile.
Abweichungen können mit Prozess, Audit, Verantwortlichem und Frist verknüpft werden.
Offene Maßnahmen bleiben dadurch sichtbar.
Zusätzlich können Auswertungen zeigen, in welchen Bereichen besonders häufig Abweichungen auftreten.
Das Abweichungsmanagement wird damit zu einem wichtigen Instrument zwischen Qualitätskontrolle und kontinuierlicher Verbesserung.