Dokumentenlenkung bezeichnet die systematische Verwaltung qualitätsrelevanter Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus.
Sie stellt sicher, dass nur aktuelle und freigegebene Dokumente verwendet werden.
Bei Bildungsträgern können beispielsweise Prozessbeschreibungen, Formulare, Vorlagen, QM-Dokumente und Arbeitsanweisungen gelenkte Dokumente sein.
Eine gute Dokumentenlenkung regelt, wer ein Dokument erstellen, ändern und freigeben darf.
Änderungen sollten nachvollziehbar sein.
Auch ältere Versionen müssen gegebenenfalls archiviert werden, dürfen jedoch nicht versehentlich weiter im Arbeitsalltag verwendet werden.
Im AZAV-System ist eine nachvollziehbare QM-Dokumentation wichtig.
Der Begriff Dokumentenlenkung wird dabei als allgemeines Qualitätsmanagementinstrument genutzt und ist nicht für jedes Dokument ausdrücklich separat vorgeschrieben.
Besonders problematisch sind lokale Kopien.
Wenn Mitarbeiter dieselbe Teilnehmervertragsvorlage auf mehreren Rechnern speichern, können unterschiedliche Versionen im Umlauf sein.
Eine zentrale digitale Dokumentenverwaltung verhindert dies.
Vorlagen werden an einer Stelle gepflegt und anschließend automatisch in Prozessen verwendet.
Änderungen erhalten Versionsnummer und Freigabe.
Damit unterstützt Dokumentenlenkung sowohl Qualitätsmanagement als auch effiziente Verwaltung.
Sie schafft Klarheit darüber, welches Dokument aktuell gilt und wer für dessen Inhalt verantwortlich ist.