Die Dozentenverwaltung umfasst alle organisatorischen Prozesse rund um die Lehrkräfte eines Bildungsträgers. Dazu gehören Stammdaten, Qualifikationen, Verträge, Verfügbarkeiten, Unterrichtseinsätze und gegebenenfalls Honorare.
Bei wenigen Dozenten lassen sich diese Informationen teilweise noch manuell verwalten. Mit wachsendem Kursangebot steigt jedoch die Komplexität erheblich.
Ein Dozent kann beispielsweise für mehrere Themen qualifiziert sein, an verschiedenen Standorten unterrichten und nur an bestimmten Tagen verfügbar sein.
Bei AZAV-Trägern kommt die Nachweisführung zur Qualifikation hinzu. § 178 SGB III verlangt geeignete Aus- und Fortbildung sowie Berufserfahrung bei Lehr- und Fachkräften.
Die Dozentenverwaltung sollte deshalb nicht nur eine Kontaktliste sein.
Sinnvoll sind digitale Personalakten mit Lebenslauf, Qualifikationsnachweisen, Zertifikaten und Gültigkeitsfristen.
Bei der Kursplanung kann anschließend automatisch geprüft werden, ob ein Dozent für ein bestimmtes Modul geeignet und verfügbar ist.
Auch Teilnehmerfeedback oder Unterrichtsevaluation können mit Kursen und Dozenten verbunden werden.
Eine strukturierte Dozentenverwaltung reduziert dadurch Planungsfehler und erleichtert gleichzeitig Audits.
Wenn ein Auditor einen Qualifikationsnachweis für einen eingesetzten Dozenten sehen möchte, kann dieser direkt aus dem entsprechenden Kurs beziehungsweise Termin aufgerufen werden.