Das Erstgespräch ist der erste strukturierte Kontakt zwischen einem Bildungsträger beziehungsweise Coach und einem Interessenten oder Teilnehmer.
Sein Zweck hängt von der Maßnahme ab.
Bei einer Weiterbildung kann es vor allem um Bildungsziel, Vorkenntnisse und organisatorische Voraussetzungen gehen.
Bei einem Coaching kann das Erstgespräch stärker auf persönliche berufliche Ziele und aktuelle Herausforderungen ausgerichtet sein.
Das Erstgespräch ist vom allgemeinen telefonischen Erstkontakt zu unterscheiden.
Es besitzt häufig einen klaren Ablauf und wird dokumentiert.
Typische Themen sind Erwartungen, Ausgangssituation, vorhandene Qualifikationen und nächste Schritte.
Bei geförderten Maßnahmen muss sich das Gespräch innerhalb des Rahmens des jeweiligen Maßnahmekonzepts bewegen.
Ein Bildungsträger sollte deshalb definieren, welche Informationen tatsächlich benötigt werden.
Besonders bei Coachings kann das Erstgespräch sensible persönliche Informationen betreffen.
Datensparsamkeit und Zugriffsrechte sind entsprechend wichtig.
In einer digitalen Teilnehmerakte kann ein strukturiertes Erstgespräch als Formular hinterlegt werden.
Dadurch werden relevante Punkte einheitlich abgefragt, ohne dass Mitarbeiter unstrukturierte Freitexte mit unnötigen persönlichen Angaben erstellen.
Das Erstgespräch schafft damit eine Grundlage für individuelle Betreuung und gleichzeitig eine nachvollziehbare Ausgangssituation für den weiteren Bildungs- beziehungsweise Coachingprozess.