Die Interessentenverwaltung organisiert Personen, die sich für ein Bildungsangebot interessieren, aber noch nicht verbindlich Teilnehmer geworden sind.
Sie gehört damit typischerweise zum CRM- beziehungsweise Vertriebsprozess eines Bildungsträgers.
Ein Interessent kann über Website, Telefon, Messe, Empfehlung oder Werbekampagne auf ein Angebot aufmerksam werden.
Anschließend werden beispielsweise gewünschter Kurs, Beratungsbedarf und nächster Kontakt dokumentiert.
Bei geförderten Weiterbildungen können zusätzliche Fragen hinzukommen: Gibt es bereits einen Bildungsgutschein? Welche Förderstelle ist zuständig? Welches Bildungsziel wurde angegeben?
Dabei sollte klar zwischen unverbindlicher Fördermöglichkeit und tatsächlicher Förderzusage unterschieden werden.
Eine gute Interessentenverwaltung verhindert, dass Anfragen verloren gehen.
Mitarbeiter können Wiedervorlagen setzen und sehen, wann zuletzt Kontakt bestand.
Nach erfolgreicher Anmeldung sollte der Interessent nicht manuell in einem zweiten System neu angelegt werden.
Stattdessen wird derselbe Datensatz in einen Teilnehmerstatus überführt.
Dadurch bleiben bisherige Beratung und Kommunikation erhalten.
Auch Auswertungen werden möglich: Welche Kurse erzeugen besonders viele Anfragen? Wie viele Interessenten werden Teilnehmer? Welche Marketingkanäle funktionieren?
Eine integrierte Interessentenverwaltung verbindet deshalb Marketing, Vertrieb und Bildungsorganisation zu einem durchgängigen Prozess.