Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung der organisatorischen Struktur eines Unternehmens oder Bildungsträgers. Es zeigt, welche Bereiche, Funktionen und Hierarchieebenen bestehen und wie diese miteinander verbunden sind.
Für einen kleinen Bildungsträger kann das Organigramm beispielsweise Geschäftsführung, pädagogische Leitung, Verwaltung, Qualitätsmanagement und Dozenten darstellen.
Bei größeren Organisationen kommen Fachabteilungen, Standorte und regionale Verantwortlichkeiten hinzu.
Im AZAV-Kontext unterstützt ein Organigramm die geforderte Darstellung der Organisations- und Personalstruktur eines Trägers.
Ein Organigramm allein reicht jedoch nicht aus, um Verantwortlichkeiten vollständig zu regeln. Ergänzend sollten Stellen- oder Funktionsbeschreibungen erläutern, welche Aufgaben und Befugnisse die einzelnen Rollen besitzen.
Besonders wichtig ist die Aktualität. Wenn Mitarbeiter wechseln oder neue Standorte entstehen, sollte auch die Darstellung angepasst werden.
Ein veraltetes Organigramm kann im Audit Fragen hervorrufen, wenn es nicht mehr mit der tatsächlichen Organisation übereinstimmt.
In digitalen Verwaltungssystemen können organisatorische Hierarchien direkt mit Benutzerrechten verbunden werden.
So kann beispielsweise eine Standortleitung alle Kurse eines Standortes sehen, während ein Dozent nur Zugriff auf seine eigenen Teilnehmergruppen erhält.
Das Organigramm wird dadurch vom statischen Dokument zu einem Abbild der tatsächlich gelebten Unternehmensorganisation.