Die Personaleinsatzplanung koordiniert, welche Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt für welche Aufgaben eingesetzt werden.
Bei Bildungsträgern betrifft dies insbesondere Dozenten, Trainer, Coaches, Prüfer und Verwaltungspersonal.
Die Planung muss mehrere Faktoren gleichzeitig berücksichtigen: Verfügbarkeit, Qualifikation, Arbeitszeit, Unterrichtsort und benötigte Kompetenz.
Bei einem Kurs mit mehreren Modulen können beispielsweise unterschiedliche Fachdozenten erforderlich sein.
Bei öffentlich geförderten Maßnahmen kommt hinzu, dass das eingesetzte Personal zu den Anforderungen der Maßnahme passen muss. Die fachliche Eignung von Lehr- und Fachkräften ist Bestandteil der Trägeranforderungen nach § 178 SGB III.
Eine reine Kalenderplanung reicht deshalb häufig nicht.
Vor jeder Zuordnung sollte gleichzeitig geprüft werden, ob die Person für das betreffende Thema qualifiziert ist.
Auch Vertretungen sollten vorbereitet werden. Fällt ein Dozent kurzfristig aus, muss eine geeignete Ersatzperson verfügbar sein.
Digitale Personaleinsatzplanung verbindet daher Kalender und Qualifikationsmatrix.
Das System kann beispielsweise Konflikte anzeigen, wenn ein Dozent bereits für einen anderen Kurs eingeplant ist.
Zusätzlich lassen sich Unterrichtsstunden und Auslastung auswerten.
Dadurch entsteht eine bessere Planbarkeit der personellen Ressourcen und gleichzeitig eine höhere Sicherheit, dass Maßnahmen fachgerecht durchgeführt werden.