Eine Prozessbeschreibung dokumentiert, wie ein bestimmter betrieblicher Ablauf durchgeführt wird.
Sie beantwortet beispielsweise, wer verantwortlich ist, welche Schritte erforderlich sind und welches Ergebnis erreicht werden soll.
Bei Bildungsträgern können Prozessbeschreibungen unter anderem für Teilnehmeraufnahme, Kursplanung, Dozentenauswahl oder Beschwerdebearbeitung erstellt werden.
Eine gute Prozessbeschreibung sollte verständlich und praxisnah sein.
Zu detaillierte Dokumente können schnell unübersichtlich werden und im Alltag kaum genutzt werden.
Zu allgemeine Beschreibungen helfen dagegen Mitarbeitern nicht dabei, ihre Aufgaben zuverlässig auszuführen.
Typischerweise enthält eine Prozessbeschreibung Ziel, Geltungsbereich, Verantwortlichkeiten, Ablauf und relevante Dokumente.
Im AZAV-Kontext sind strukturierte Prozessbeschreibungen ein geeignetes Mittel, um die systematische Qualitätssicherung nachzuweisen.
Sie sind jedoch kein Selbstzweck.
Bei einem Audit kann geprüft werden, ob der beschriebene Prozess tatsächlich so umgesetzt wird.
Deshalb sollten Prozessbeschreibungen regelmäßig aktualisiert werden.
Ändert sich beispielsweise die Teilnehmeraufnahme durch eine neue digitale Anmeldung, muss auch die entsprechende Dokumentation angepasst werden.
Eine digitale Prozessverwaltung kann Versionierung und Freigabe automatisieren.
Mitarbeiter sehen dadurch immer die aktuell gültige Beschreibung und müssen nicht zwischen verschiedenen PDF-Versionen suchen.