QMS steht für Qualitätsmanagementsystem. Es beschreibt das organisatorische System, mit dem ein Unternehmen seine Qualitätsanforderungen definiert, umsetzt, überprüft und kontinuierlich verbessert.
Bei Bildungsträgern besteht ein QMS aus verschiedenen miteinander verbundenen Prozessen.
Dazu können beispielsweise Teilnehmerverwaltung, Bildungsberatung, Dozentenfreigabe, Kursentwicklung, Unterrichtsdurchführung, Evaluation und Beschwerdemanagement gehören.
Jeder Prozess sollte ein klares Ziel besitzen und Verantwortlichkeiten festlegen.
Im AZAV-System ist ein funktionierendes Qualitätssicherungssystem Voraussetzung für die Trägerzulassung.
Dabei wird nicht allein geprüft, ob ein Bildungsträger Dokumente besitzt. Die Fachkundige Stelle bewertet auch, ob die Verfahren geeignet und tatsächlich umgesetzt sind.
Ein QMS sollte deshalb möglichst eng mit dem täglichen Arbeitsablauf verbunden sein.
Wenn Mitarbeiter beispielsweise Teilnehmerbeschwerden ohnehin im Bildungsmanagementsystem dokumentieren, können diese Daten direkt für Qualitätsauswertungen genutzt werden.
Das gleiche gilt für Anwesenheitsquoten, Abbruchquoten oder Teilnehmerbefragungen.
Dadurch entsteht ein großer Vorteil: Qualitätsmanagement wird nicht separat neben dem Bildungsbetrieb geführt, sondern aus den tatsächlichen Prozessen heraus erzeugt.
Ein modernes QMS schafft Transparenz, macht Probleme früh sichtbar und ermöglicht es der Geschäftsführung, Entscheidungen auf Grundlage nachvollziehbarer Daten zu treffen.