Ein Qualitätsmanagementsystem, kurz QMS, ist die Gesamtheit aller Strukturen, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Methoden, mit denen eine Organisation ihre Qualität plant, kontrolliert und verbessert.
Bei einem Bildungsträger kann das Qualitätsmanagementsystem beispielsweise regeln, wie Teilnehmer beraten und aufgenommen werden, wie Dozenten ausgewählt werden, wie Kurse geplant und wie Beschwerden bearbeitet werden.
Das QMS umfasst damit weit mehr als ein QM-Handbuch.
Zum System gehören die dokumentierten Vorgaben ebenso wie deren praktische Umsetzung, regelmäßige Auswertungen und Verbesserungsmaßnahmen.
Im AZAV-Kontext ist ein System zur Sicherung der Qualität eine zentrale Voraussetzung für die Trägerzulassung. Die AZAV nennt unter anderem Leitbild, Unternehmensorganisation, Qualifizierung des Personals, Zielvereinbarungen, Kennzahlen, Bewertung von Maßnahmen und systematisches Beschwerdemanagement als relevante Bestandteile.
Ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem sollte so aufgebaut sein, dass Mitarbeiter verstehen, wie die für sie relevanten Prozesse funktionieren.
Wichtig ist außerdem eine regelmäßige Überprüfung.
Interne Audits, Kennzahlen und Teilnehmerfeedback zeigen beispielsweise, ob definierte Prozesse tatsächlich die gewünschten Ergebnisse liefern.
Digitale Systeme können ein QMS erheblich unterstützen. Dokumente, Aufgaben, Kennzahlen, Beschwerden und Verbesserungsmaßnahmen werden zentral gespeichert.
Dadurch lässt sich bei einem Audit nicht nur zeigen, welche Prozesse vorgesehen sind, sondern auch, wie sie tatsächlich angewendet und verbessert wurden.