Der Teilnehmerstatus zeigt an, in welcher Phase des Bildungsprozesses sich eine Person aktuell befindet.
Typische Status können beispielsweise „Interessent“, „angemeldet“, „Förderung offen“, „aktiv“, „unterbrochen“, „abgeschlossen“ oder „abgebrochen“ sein.
Ein klar definierter Teilnehmerstatus hilft dabei, unterschiedliche Prozesse zu automatisieren.
Ein Interessent benötigt beispielsweise andere Kommunikation als ein aktiver Kursteilnehmer.
Bei einem abgeschlossenen Teilnehmer müssen möglicherweise Zertifikat und Abschlussdokumente erstellt werden.
Bei geförderten Maßnahmen können zusätzliche Status sinnvoll sein, etwa „Gutschein erhalten“, „Bewilligung geprüft“ oder „Maßnahme begonnen“.
Wichtig ist, die Statuswerte eindeutig zu definieren.
Sonst interpretieren verschiedene Mitarbeiter denselben Status unterschiedlich.
Der Teilnehmerstatus sollte außerdem nicht mit dem Kursstatus verwechselt werden.
Ein Kurs kann bereits laufen, während einzelne Teilnehmer später hinzukommen oder früher ausscheiden.
In einer digitalen Bildungsverwaltung kann ein Statuswechsel automatisch Aufgaben auslösen.
Beim Wechsel von „angemeldet“ zu „aktiv“ könnten beispielsweise Zugangsdaten für das Lernportal erzeugt werden.
Bei „abgeschlossen“ kann das System prüfen, ob alle Anwesenheiten und Prüfungen dokumentiert sind.
Der Teilnehmerstatus wird dadurch zu einem wichtigen Steuerungsinstrument für standardisierte Bildungsprozesse.