Eine Ursachenanalyse untersucht, warum ein Fehler, eine Beschwerde oder eine Abweichung entstanden ist.
Sie soll verhindern, dass lediglich das sichtbare Symptom behoben wird.
Ein Beispiel: Bei mehreren Teilnehmern fehlen unterschriebene Verträge.
Die unmittelbare Korrektur wäre, die Unterschriften nachträglich einzuholen.
Die Ursachenanalyse fragt jedoch, weshalb die Dokumente überhaupt fehlen konnten.
Möglicherweise gibt es keine verbindliche Vollständigkeitsprüfung vor Kursbeginn.
Die eigentliche Korrekturmaßnahme müsste dann den Aufnahmeprozess verbessern.
Für Ursachenanalysen existieren verschiedene Methoden, beispielsweise die „5-Why“-Methode oder Ursache-Wirkungs-Diagramme.
Die AZAV schreibt keine bestimmte Methode vor.
Eine systematische Ursachenanalyse unterstützt jedoch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess erheblich.
Wichtig ist, Ursachen nicht vorschnell einzelnen Mitarbeitern zuzuschreiben.
Häufig entstehen Fehler durch unklare Prozesse, fehlende Informationen oder ungeeignete Systeme.
Digitale Daten können die Analyse unterstützen.
Wenn beispielsweise Beschwerden nach Kurs, Standort oder Dozent ausgewertet werden, können Muster sichtbar werden.
Eine sorgfältige Ursachenanalyse schafft damit die Grundlage für wirksame Korrekturmaßnahmen und verhindert, dass dieselben Qualitätsprobleme immer wieder auftreten.