Die Versionsverwaltung dokumentiert unterschiedliche Fassungen eines Dokuments, Prozesses oder Konzeptes.
Sie macht nachvollziehbar, wann eine Änderung vorgenommen wurde und welche Version aktuell gültig ist.
Bei Bildungsträgern ist dies insbesondere für QM-Dokumente, Maßnahmekonzepte, Vertragsvorlagen und Arbeitsanweisungen wichtig.
Ein Beispiel: Eine Teilnehmervertragsvorlage wird zum 1. Januar angepasst.
Die alte Version darf für neue Verträge nicht mehr verwendet werden, muss aber gegebenenfalls für ältere Vorgänge weiterhin nachvollziehbar bleiben.
Versionsverwaltung löst genau dieses Problem.
Jede Fassung kann beispielsweise eine Versionsnummer, Freigabedatum und Änderungsbeschreibung erhalten.
Auch bei AZAV-Maßnahmen ist Versionierung besonders wichtig.
Das tatsächlich durchgeführte Konzept sollte der zugelassenen Fassung entsprechen.
Wenn Inhalte geändert werden, muss nachvollziehbar sein, wann dies geschah und ob eine Änderungszulassung erforderlich war.
Digitale Systeme können Versionen automatisch erzeugen.
Mitarbeiter arbeiten immer mit der aktuellen Fassung, während ältere Versionen archiviert bleiben.
Dadurch reduziert sich das Risiko, veraltete Dokumente einzusetzen.
Versionsverwaltung ist somit ein wichtiger Bestandteil von Dokumentenlenkung, Auditfähigkeit und nachvollziehbarer Organisationsentwicklung.