Automatisierte Zertifikatserstellung erzeugt Zertifikate und Bescheinigungen auf Grundlage bereits vorhandener Teilnehmer- und Kursdaten.
Dadurch entfällt die manuelle Erstellung einzelner Dokumente.
Der Bildungsträger definiert zunächst eine Vorlage.
Platzhalter werden beispielsweise für Name, Kurs, Zeitraum und Unterrichtsumfang verwendet.
Nach erfolgreichem Kursabschluss prüft das System automatisch, ob die definierten Voraussetzungen erfüllt sind.
Dazu können Anwesenheit oder Prüfungsergebnis gehören.
Erst danach wird das Dokument erzeugt.
Der Vorteil ist nicht nur Zeitersparnis.
Auch Schreibfehler und falsche Kursbezeichnungen werden reduziert.
Zertifikate können automatisch nummeriert, als PDF gespeichert und im Teilnehmerportal bereitgestellt werden.
Bei hundert oder mehreren tausend Teilnehmern pro Jahr entsteht dadurch eine erhebliche Entlastung.
Eine automatisierte Lösung sollte trotzdem Freigaberegeln ermöglichen.
Bestimmte Zertifikate können beispielsweise vor Ausstellung durch die pädagogische Leitung geprüft werden.
Automatisierte Zertifikatserstellung verbindet somit Prozessautomatisierung mit kontrollierter Dokumentenqualität.