Cloud-Software wird über eine zentrale Online-Infrastruktur bereitgestellt und kann über Internet oder andere Netzverbindungen genutzt werden.
Anwender müssen die Software in der Regel nicht auf jedem Arbeitsplatz separat installieren.
Für Bildungsträger bietet dies insbesondere bei mehreren Standorten und Homeoffice Vorteile.
Mitarbeiter können auf dieselbe zentrale Datenbasis zugreifen.
Auch Teilnehmer- und Dozentenportale lassen sich einfacher bereitstellen.
Updates können zentral durchgeführt werden.
Cloud-Nutzung erfordert jedoch besondere Aufmerksamkeit für Datenschutz, Sicherheit und Verfügbarkeit.
Artikel 32 DSGVO verlangt ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau und nennt unter anderem Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit von Systemen und Daten.
Bildungsträger sollten deshalb Anbieter, Hostingstandort, Datensicherung und Auftragsverarbeitungsbedingungen sorgfältig prüfen.
Cloud-Software kann bei geeigneter Umsetzung dennoch eine flexible und skalierbare Grundlage moderner Bildungsverwaltung schaffen.