Dokumentenmanagement organisiert die Erstellung, Speicherung, Versionierung und Bereitstellung von Dokumenten.
Bei Bildungsträgern entstehen zahlreiche Dokumente.
Dazu gehören Teilnehmerverträge, Förderunterlagen, Zertifikate, Dozentennachweise und QM-Dokumentation.
Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass diese Dateien eindeutig zugeordnet werden.
Statt Dokumente in persönlichen Dateiordnern abzulegen, werden sie direkt beim Teilnehmer, Kurs oder Dozenten gespeichert.
Vorlagen ermöglichen automatische Dokumentenerstellung.
Versionierung verhindert, dass veraltete Formulare weiterverwendet werden.
Auch Zugriffsrechte sind wichtig.
Mitarbeiter erhalten nur Zugriff auf diejenigen Dokumente, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Der WeiterbildungsManager nennt zentrale Verwaltung, Versionierung und automatisierte Erstellung kurs- und teilnehmerbezogener Dokumente ausdrücklich als Funktionsbereich.
Dokumentenmanagement verbindet dadurch Verwaltung, Datenschutz und Nachweisführung und ist ein Kernbestandteil digitaler Bildungsorganisation.