Eine Teilnehmermanagement-Software unterstützt Bildungsträger bei der vollständigen Verwaltung ihrer Teilnehmer.
Sie beginnt idealerweise bereits vor der eigentlichen Teilnahme.
Interessenten können aus einem CRM übernommen und nach Anmeldung in reguläre Teilnehmer umgewandelt werden.
Anschließend werden Kurszuordnung, Vertrag, Förderinformationen und notwendige Dokumente hinterlegt.
Während einer Maßnahme kommen Anwesenheiten, Fehlzeiten, Lernfortschritt und Prüfungen hinzu.
Die Software bildet damit eine zentrale digitale Teilnehmerakte.
Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass Daten nicht mehrfach gepflegt werden müssen.
Name und Adresse werden beispielsweise nur einmal erfasst und anschließend automatisch für Vertrag, Zertifikat und Rechnung verwendet.
Bei größeren Bildungsträgern sind Rollen und Berechtigungen wichtig.
Ein Dozent benötigt andere Informationen als Verwaltung oder Buchhaltung.
Teilnehmermanagement-Software sollte deshalb differenzierte Zugriffsrechte unterstützen.
Artikel 32 DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten und zur Sicherstellung eines angemessenen Sicherheitsniveaus.
Eine gute Teilnehmermanagement-Software verbessert damit gleichzeitig Verwaltung, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit und schafft die Grundlage für viele weitere Prozesse des digitalen Bildungsmanagements.