Zertifikatsmanagement umfasst die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Zertifikaten und Bescheinigungen.
Bildungsträger stellen häufig unterschiedliche Dokumenttypen aus.
Dazu gehören Teilnahmezertifikate, Abschlusszertifikate oder Kompetenznachweise.
Ein professionelles Zertifikatsmanagement definiert zunächst, wann welches Dokument erstellt werden darf.
Ein Abschlusszertifikat kann beispielsweise an bestandene Prüfungen gekoppelt sein.
Nach erfolgreichem Abschluss erzeugt das System das Dokument automatisch aus einer Vorlage.
Name, Kurs, Zeitraum und gegebenenfalls Ergebnis werden aus den vorhandenen Daten übernommen.
Dadurch sinkt die Fehlerquote.
Zertifikate können zusätzlich eindeutige Nummern erhalten.
Nach Ausstellung werden sie in der Teilnehmerakte gespeichert und gegebenenfalls im Teilnehmerportal bereitgestellt.
Auch nach mehreren Jahren kann der Bildungsträger dadurch nachvollziehen, welches Zertifikat ausgestellt wurde.
Bei Änderungen von Vorlagen ist eine Versionsverwaltung sinnvoll.
Zertifikatsmanagement verbindet somit Abschlussprozesse, Dokumentenmanagement und Teilnehmerhistorie.