Ein Änderungsprotokoll dokumentiert Veränderungen an Dokumenten, Daten oder Prozessen.
Es zeigt beispielsweise, wann eine Änderung vorgenommen wurde, was geändert wurde und wer dafür verantwortlich war.
Bei Bildungsträgern kann ein Änderungsprotokoll für Maßnahmekonzepte, QM-Dokumente, Teilnehmerdaten oder Verträge verwendet werden.
Besonders bei versionierten Dokumenten ist eine kurze Beschreibung hilfreich.
Beispielsweise kann festgehalten werden: „Version 3.2 – Unterrichtsmodul Datenschutz von 20 auf 24 UE erweitert.“
Dadurch lässt sich später nachvollziehen, weshalb sich eine neue Version von der vorherigen unterscheidet.
Digitale Systeme können viele Änderungen automatisch protokollieren.
Bei sensiblen Daten sollte außerdem definiert werden, wer Änderungsverläufe einsehen darf.
Ein Änderungsprotokoll unterstützt Audits, Fehleranalyse und interne Kontrolle.
Es schafft damit eine nachvollziehbare Historie über die Entwicklung von Bildungs- und Verwaltungsdaten.