Archivierung bezeichnet die geordnete langfristige Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen, die im laufenden Arbeitsprozess nicht mehr täglich benötigt werden, aber weiterhin verfügbar bleiben müssen.
Bei Bildungsträgern können beispielsweise abgeschlossene Teilnehmerakten, Verträge, Zertifikate oder Qualitätsunterlagen archiviert werden.
Archivierung bedeutet nicht automatisch unbegrenzte Speicherung.
Gerade bei personenbezogenen Daten müssen zulässige Aufbewahrungszwecke und Speicherbegrenzung berücksichtigt werden.
Ein gutes Archiv unterscheidet deshalb zwischen aktiven und abgeschlossenen Vorgängen.
Nach Ende eines Kurses kann eine Teilnehmerakte beispielsweise in einen Archivstatus wechseln.
Die Daten bleiben verfügbar, aber normale Mitarbeiter benötigen möglicherweise keinen täglichen Zugriff mehr.
Digitale Archivierung ermöglicht zusätzlich Suchfunktionen und geregelte Berechtigungen.
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen können Dokumente kontrolliert gelöscht werden.
Archivierung ist damit ein wichtiger Übergang zwischen aktiver Verwaltung und datenschutzgerechtem Lebenszyklusmanagement von Dokumenten.