Ein Berechtigungskonzept legt fest, welche Benutzer auf welche Daten und Funktionen eines Systems zugreifen dürfen.
Bei Bildungsträgern ist dies besonders wichtig, weil unterschiedliche Mitarbeiter sehr unterschiedliche Aufgaben haben.
Ein Dozent benötigt beispielsweise Zugriff auf Stundenplan, Lerngruppe und Anwesenheit.
Die Buchhaltung benötigt Rechnungsdaten.
Die Geschäftsführung benötigt möglicherweise übergreifende Auswertungen.
Nicht jeder Benutzer sollte automatisch sämtliche Teilnehmerdaten sehen können.
Die DSGVO verlangt angemessene Sicherheit personenbezogener Daten und Schutz vor unbefugter Verarbeitung.
Ein Berechtigungskonzept setzt dieses Prinzip organisatorisch und technisch um.
Typischerweise werden Rollen definiert.
Dazu können Administrator, Verwaltung, Dozent, Coach oder Buchhaltung gehören.
Anschließend wird festgelegt, welche Rechte jede Rolle besitzt.
Bei mehreren Standorten können Rechte zusätzlich räumlich begrenzt werden.
Digitale Systeme sollten Berechtigungen möglichst zentral verwalten und Änderungen protokollieren.
So entsteht ein kontrollierter Zugriff auf Teilnehmer- und Unternehmensdaten.