Ein Datenexport überträgt Daten aus einem digitalen System in ein anderes Format oder eine andere Anwendung.
Typische Exportformate sind beispielsweise CSV, Excel, PDF oder strukturierte Schnittstellendaten.
Bei Bildungsträgern können Teilnehmerlisten, Anwesenheiten, Finanzdaten oder Statistiken exportiert werden.
Datenexport ist praktisch, birgt aber auch Risiken.
Sobald personenbezogene Daten aus einem zentral geschützten System in eine Excel-Datei exportiert werden, können Zugriffsrechte und technische Kontrollen verloren gehen.
Deshalb sollte nicht jeder Benutzer beliebig Teilnehmerdaten exportieren dürfen.
Die DSGVO verlangt angemessene Sicherheit personenbezogener Daten und Schutz vor unbefugter Verarbeitung.
Ein Rollen- und Rechtekonzept sollte daher auch Exportfunktionen berücksichtigen.
Außerdem sollte geprüft werden, welche Daten tatsächlich benötigt werden.
Oft reicht ein reduzierter Export ohne unnötige personenbezogene Informationen.
Für wiederkehrenden Datenaustausch sind Schnittstellen häufig besser geeignet als manuelle Exporte.
Datenexport bleibt dennoch ein wichtiges Werkzeug für Reporting, externe Verarbeitung und Datenübergabe.