Digitale Archivierung bezeichnet die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten und Daten über einen längeren Zeitraum.
Sie ersetzt zunehmend klassische Papierarchive.
Für Bildungsträger bietet sie große Vorteile.
Teilnehmerakten, Verträge und Zertifikate können zentral gespeichert und über Suchfunktionen schnell gefunden werden.
Wichtig ist jedoch, Archivierung technisch und organisatorisch sauber zu gestalten.
Dokumente sollten gegen unbefugte Veränderungen und Zugriffe geschützt sein.
Auch Aufbewahrungs- und Löschfristen müssen berücksichtigt werden.
Die DSGVO verlangt sowohl Sicherheit als auch Speicherbegrenzung personenbezogener Daten.
Digitale Archivierung kann Fristen automatisieren.
Nach Ablauf einer definierten Zeit wird beispielsweise eine Löschprüfung ausgelöst.
Versionen und Änderungen können zusätzlich protokolliert werden.
Dadurch entsteht ein kontrollierter Dokumentenlebenszyklus von Erstellung über aktive Nutzung bis zur Archivierung und späteren Löschung.