Eine digitale Teilnehmerakte ist die elektronische Form der klassischen Teilnehmerakte. Sie bündelt relevante Informationen und Dokumente eines Teilnehmers zentral in einem digitalen System.
Dazu können Stammdaten, Verträge, Förderinformationen, Anwesenheiten, Prüfungen, Zertifikate, Kommunikation und weitere Unterlagen gehören.
Der größte Vorteil gegenüber Papierakten oder verstreuten Dateiordnern liegt in der Verknüpfung der Informationen.
Ein Mitarbeiter kann beispielsweise direkt aus dem Teilnehmerprofil sehen, an welcher Maßnahme die Person teilnimmt, welche Dokumente vorhanden sind und welche Nachweise noch fehlen.
Bei geförderten Maßnahmen erleichtert dies auch Qualitätsprüfungen. Die Bundesagentur für Arbeit berücksichtigt bei der Kontrolle von Arbeitsmarktdienstleistungen unter anderem teilnehmerbezogene Unterlagen.
Eine digitale Teilnehmerakte muss allerdings datenschutzkonform organisiert werden. Die DSGVO verlangt unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie angemessene Sicherheit personenbezogener Daten.
Deshalb sollten Rollen und Zugriffsrechte klar definiert sein.
Ein Dozent benötigt beispielsweise möglicherweise Zugriff auf Anwesenheit und Unterrichtsinformationen, aber nicht auf sämtliche Vertrags- oder Förderdaten.
Digitale Teilnehmerakten verbessern damit nicht nur die Verwaltung, sondern auch Nachvollziehbarkeit, Datenschutz und Qualitätssicherung.