Eine Dokumentationspflicht bedeutet, dass bestimmte Informationen, Vorgänge oder Nachweise festgehalten und für einen bestimmten Zweck verfügbar gehalten werden müssen.
Welche Dokumentationspflicht konkret besteht, hängt vom jeweiligen Rechtsgebiet, Förderinstrument, Vertrag und Maßnahmetyp ab.
Bei Bildungsträgern können beispielsweise Teilnehmerdaten, Anwesenheiten, Qualifikationsnachweise, Prüfungsinformationen oder Qualitätsmanagementprozesse dokumentationsrelevant sein.
Es gibt jedoch keine pauschale Regel, nach der jede denkbare Information über einen Teilnehmer gespeichert werden muss.
Im Gegenteil: Datenschutzrechtlich dürfen personenbezogene Daten nur für festgelegte Zwecke verarbeitet und sollen auf das notwendige Maß begrenzt werden.
Im Bereich geförderter Arbeitsmarktdienstleistungen zeigt die Qualitätssicherung der Bundesagentur für Arbeit, welche Bedeutung nachvollziehbare Dokumentation besitzt. Bei Prüfungen werden unter anderem Träger- und Maßnahmeunterlagen, Maßnahmekonzepte, Personalnachweise und teilnehmerbezogene Unterlagen herangezogen.
Für Bildungsträger ist deshalb ein Dokumentationskonzept sinnvoll.
Es sollte festlegen, welche Informationen benötigt werden, wer sie dokumentiert, wo sie gespeichert werden und wie lange sie erforderlich sind.
Digitale Workflows können sicherstellen, dass notwendige Nachweise automatisch entstehen und fehlende Dokumente frühzeitig erkannt werden.