Ein Dokumentenarchiv ist ein zentraler Speicherort für abgeschlossene beziehungsweise langfristig aufzubewahrende Dokumente.
Bei Bildungsträgern kann das Archiv beispielsweise Teilnehmerunterlagen, Verträge, Zertifikate, QM-Dokumente oder Prüfungsnachweise enthalten.
Ein Dokumentenarchiv sollte mehr sein als ein großer Dateiordner.
Dokumente benötigen eindeutige Zuordnung, Metadaten und gegebenenfalls Aufbewahrungsfristen.
Dadurch lassen sie sich später gezielt wiederfinden.
Bei personenbezogenen Dokumenten sind Zugriffsrechte besonders wichtig.
Archivierte Informationen müssen weiterhin vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Die DSGVO verlangt angemessene Sicherheit und Speicherbegrenzung.
Digitale Archive können Dokumente automatisch nach Teilnehmer, Kurs, Jahr oder Dokumentart strukturieren.
Nach Ablauf definierter Fristen wird eine Prüfung beziehungsweise Löschung ausgelöst.
Ein gutes Dokumentenarchiv unterstützt dadurch sowohl Nachweisführung als auch Datenschutz.