Die Lehrgangsdokumentation umfasst alle relevanten Unterlagen und Informationen, die den Verlauf eines Lehrgangs nachvollziehbar machen.
Dazu können Maßnahmekonzept, Stundenplan, Unterrichtsnachweise, Anwesenheiten, Dozenteninformationen, Prüfungen und Abschlussdaten gehören.
Während die Teilnehmerakte personenbezogen aufgebaut ist, bezieht sich die Lehrgangsdokumentation auf den gesamten Kurs beziehungsweise Kursdurchgang.
Sie ermöglicht es beispielsweise zu prüfen, welche Lehrkräfte eingesetzt wurden und welche Inhalte tatsächlich vermittelt wurden.
Bei geförderten Maßnahmen ist diese Nachvollziehbarkeit besonders wichtig.
Die Bundesagentur für Arbeit prüft, ob Mindeststandards, Zulassungsunterlagen und Maßnahmekonzept in der tatsächlichen Durchführung eingehalten werden.
Eine digitale Lehrgangsdokumentation kann automatisch aus den operativen Daten entstehen.
Stundenplan, Anwesenheiten und Dozenteneinsätze müssen nicht nachträglich zu einem Bericht zusammengesucht werden.
Stattdessen sind sie bereits mit dem Kurs verbunden.
Das erleichtert Audits, Qualitätsprüfungen und spätere Auswertungen.
Lehrgangsdokumentation wird dadurch von einem Archivvorgang zu einem laufenden Bestandteil des Bildungsmanagements.