Ein Löschkonzept beschreibt, wann und wie personenbezogene Daten gelöscht beziehungsweise anonymisiert werden.
Es ist ein wichtiger Bestandteil eines datenschutzgerechten Informationsmanagements.
Die DSGVO verlangt Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten sollen nicht länger in identifizierbarer Form gespeichert werden, als dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist, sofern keine zulässigen Gründe für eine längere Speicherung bestehen.
Für Bildungsträger ist deshalb keine pauschale Aussage wie „Wir löschen alles nach fünf Jahren“ sinnvoll.
Unterschiedliche Dokumente können unterschiedliche gesetzliche, vertragliche oder förderbezogene Aufbewahrungsgründe besitzen.
Ein Löschkonzept klassifiziert deshalb verschiedene Datenarten.
Teilnehmerstammdaten können beispielsweise andere Fristen besitzen als Rechnungsunterlagen.
Nach Ende der jeweiligen Aufbewahrungsnotwendigkeit wird eine Löschaktion ausgelöst.
Digitale Systeme können Fristen automatisch berechnen und Löschvorgänge vorbereiten.
Bei Daten, die nicht mehr personenbezogen benötigt werden, kann gegebenenfalls eine Anonymisierung sinnvoll sein.
Ein gutes Löschkonzept verbindet Datenschutz mit nachvollziehbarer Dokumentation.