Nachweisführung bezeichnet die systematische Bereitstellung von Belegen dafür, dass bestimmte Anforderungen, Leistungen oder Prozesse tatsächlich erfüllt beziehungsweise durchgeführt wurden.
Bei Bildungsträgern ist Nachweisführung in nahezu allen Bereichen relevant.
Ein Dozentenqualifikationsnachweis zeigt beispielsweise, dass eine Lehrkraft für ihren Einsatz geeignet ist. Eine Anwesenheitsdokumentation belegt die Teilnahme an Unterrichtsterminen.
Im Qualitätsmanagement können Auditberichte, Teilnehmerbefragungen oder Managementbewertungen als Nachweise dienen.
Bei Arbeitsmarktdienstleistungen prüft die Bundesagentur für Arbeit unter anderem teilnehmerbezogene Unterlagen, Personalunterlagen und die Umsetzung des zugrunde liegenden Maßnahmekonzepts.
Nachweisführung bedeutet daher nicht nur, Dokumente zu sammeln.
Der Nachweis muss eindeutig zum betreffenden Sachverhalt gehören.
Ein Zertifikat sollte beispielsweise der richtigen Person und Maßnahme zugeordnet sein.
Auch Aktualität spielt eine Rolle. Ein veralteter Dozentennachweis kann möglicherweise nicht mehr ausreichend sein.
Digitale Systeme unterstützen die Nachweisführung besonders gut.
Nachweise können direkt mit Teilnehmer, Maßnahme, Dozent oder Qualitätsprozess verknüpft werden.
Dadurch lässt sich bei einer Prüfung schnell zeigen, welche Anforderung durch welches Dokument oder welchen Datensatz belegt wird.