QM-Dokumentation umfasst die Dokumente und Nachweise, mit denen ein Qualitätsmanagementsystem beschrieben und seine tatsächliche Umsetzung belegt wird.
Dazu können Leitbild, Prozessbeschreibungen, Qualitätsziele, Auditberichte, Managementbewertungen, Teilnehmerbefragungen und Maßnahmenpläne gehören.
Eine gute QM-Dokumentation besteht nicht nur aus Vorgabedokumenten.
Sie enthält auch Aufzeichnungen darüber, dass Qualitätsprozesse tatsächlich durchgeführt wurden.
Ein Prozess zur Teilnehmerbefragung ist beispielsweise die Vorgabe.
Die ausgefüllten Auswertungen sind der Nachweis der Umsetzung.
Im AZAV-Kontext ist diese Unterscheidung besonders wichtig.
Die Qualitätssicherung der Bundesagentur für Arbeit berücksichtigt im Gutscheinverfahren unter anderem das Qualitätsmanagementsystem sowie weitere Zertifizierungsunterlagen.
Digitale QM-Dokumentation kann Versionierung, Freigaben und Nachweise miteinander verbinden.
Dadurch sehen Mitarbeiter immer die aktuell gültigen Prozesse.
Auditberichte und Verbesserungsmaßnahmen bleiben langfristig nachvollziehbar.
QM-Dokumentation wird damit zu einer lebenden Informationsbasis und nicht zu einem Ordner, der nur für Zertifizierungsaudits gepflegt wird.