Eine Kostenkalkulation ermittelt systematisch die voraussichtlichen Kosten eines Angebots beziehungsweise einer Maßnahme.
Bei Bildungsträgern kann sie unter anderem Personalkosten, Miete, Technik, Lernmaterialien, Verwaltung und sonstige Aufwendungen berücksichtigen.
Die Kostenkalkulation bildet die Grundlage für Preis und Wirtschaftlichkeitsbewertung.
Im AZAV-Bereich besitzt sie zusätzliche Bedeutung.
§ 179 SGB III verlangt, dass Maßnahmen nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit geplant und durchgeführt werden und dass die Kosten angemessen sind.
Die Kalkulation muss deshalb sachgerecht sein.
Bei Gruppenmaßnahmen ist nach § 3 AZAV grundsätzlich mit zwölf Teilnehmern zu kalkulieren.
Besondere Aufwendungen können unter definierten Voraussetzungen berücksichtigt werden.
Eine professionelle Kostenkalkulation sollte außerdem versioniert werden.
Wenn sich Preise, Personalkosten oder Unterrichtsumfang ändern, entsteht eine neue Kalkulationsgrundlage.
Digitale Systeme können fixe und variable Kosten automatisch unterscheiden.
Dadurch lässt sich beispielsweise berechnen, wie sich unterschiedliche Teilnehmerzahlen auf die Wirtschaftlichkeit auswirken.
So verbindet Kostenkalkulation regulatorische Anforderungen mit betriebswirtschaftlicher Planung.